1. 対象及び取扱主体
Ludic株式会社（以下「当社」といいます。）は、受注ヒショ、経理ヒショ及びこれらに共通するヒショID並びに関連する問い合わせ・導入支援における個人情報の取扱いを、本ポリシーに定めます。対象サービスと機能ごとの情報・目的を以下に示し、利用していない機能の情報を一律に取得するものではありません。
当社がアカウント管理、当社への利用料の請求、問い合わせ対応等のために取得する情報は、当社が利用目的を定めて取り扱います。一方、利用事業者が管理する取引先・従業員等の情報を業務処理のために預かる場合は、当該利用事業者からの委託に基づいて取り扱います。
2. 共通して取得する情報と目的
アカウント及び契約情報：事業者名、氏名、役職、住所、電話番号、メールアドレス、所属事業所、ヒショID、権限、契約内容及び同意記録を、本人確認、アカウント発行、ログイン、権限管理、契約管理及び重要事項の連絡に利用します。パスワードは認証基盤でハッシュ化して管理します。
利用料及び問い合わせ情報：請求先、契約・決済ID、支払状況、請求履歴、問い合わせ本文及び提供された添付資料を、料金請求、入金確認、回答、導入支援及び紛争対応に利用します。カード決済では決済代行事業者がカード情報を扱い、当社はカード番号を保存しません。
利用記録：IPアドレス、端末・ブラウザ情報、アクセス日時、Cookie等の識別子、操作・エラーログ及びAI処理の利用量を、認証維持、不正利用防止、セキュリティ確保、障害調査、課金計算及び品質改善に利用します。
3. 受注ヒショで取得する情報と目的
利用事業者の登録、取引先向け発注フォーム、接続した公式LINE、アップロード又は契約した取込経路から、取引先・担当者・配送先の氏名、名称、住所、連絡先、LINEの識別情報、注文・発注内容、商品・単価・数量、納期、請求情報及び帳票の本文・画像・ファイルを取得します。
これらは、受注登録・管理、AI読取と原本照合、商品・取引先の紐付け、納品書・請求書・出荷指示書等の作成、発送用データの出力、販売集計及び契約した経理ヒショとの連携に利用します。接続認証情報は当該連携の維持及び送受信処理に利用します。
4. 経理ヒショで取得する情報と目的
利用事業者の入力、CSV等の取込、受注ヒショ、許可された会計・請求書サービス及び選択されたGoogleスプレッドシート・Microsoft Excel等から、請求先・請求元の名称、担当者・連絡先、請求番号、金額、期日、税・手数料情報、入金状況及び関連メモを取得します。請求管理、入金照合・消込、未入金の把握及び連絡文案の作成に利用します。
許可された銀行・会計サービス又はアップロードされた明細から、金融機関・支店、口座種別・番号・名義、入出金日、金額、振込人名、摘要及び取得対象に含まれる残高等を取得します。明細管理、入金確認、照合、会計連携及び許可された支払処理に利用します。
支払い機能では、受取請求書、振込元・振込先、金額、指定日、手数料、承認者、予約・実行・受付・結果確認の記録を、AI読取、支払予定の管理、振込用ファイルの作成、対応する銀行画面操作、処理結果の確認及び重複処理の防止に利用します。
連携用のOAuthトークン、利用者が設定する銀行等のログイン情報、ブラウザセッション及び一時的な追加認証情報は、許可されたサービス接続・処理のために取り扱います。選択した接続方式で必要な情報に限り、重要な認証情報は暗号化等で管理します。
5. サービス間の連携
ヒショIDでは、アカウント、所属事業所、管理権限及び契約状態を、両サービスの認証・利用可否の確認に共通利用します。同じ会社が運営するサービス間の処理であり、ヒショIDの利用だけで全ての業務情報を他サービスへ移すものではありません。
同一事業所で受注ヒショと経理ヒショを導入する場合は、利用追加時等に対象を案内したうえで、発行済み請求書、取引先、請求金額・期日及び発行・取消状況を、過去分を含めて経理ヒショへ自動連携することがあります。提供される機能及び許可範囲で入金・消込結果を受注ヒショへ反映します。
連携は照合・請求管理等の指定目的に限り、別事業所へ横断的に公開しません。利用者は所定の画面又は問い合わせ窓口から停止を申し出られます。停止前に取り込まれた情報は各サービスの保存・削除条件に従います。
6. AI処理及び学習利用
Anthropicの商用API等、当社が利用条件を確認したAIサービスを、発注書・請求書の読取、表の項目推定、連絡文案の作成及び対応する銀行画面の操作判断に利用します。処理対象の本文・画像、取引先・金額・期日等、各処理に必要な情報が送信されます。
銀行画面操作では、承認された支払内容、口座・名義情報、操作候補及び判断に必要な画面テキスト等を送信します。ログインパスワード・ワンタイム認証コードの値はAI入力の対象に含めず、専用の実行処理で扱います。
当社は預かった業務情報を汎用的なAIモデルの学習に使用せず、AI事業者にも学習利用を許可する設定・フィードバック提供を行いません。AI事業者では、契約条件に従い不正利用対策、障害調査又は法令対応のため入力・出力が一定期間保持される場合があり、学習不使用は即時削除を意味しません。
7. 外部への委託及び提供
当社は、目的の達成に必要な範囲でクラウド運用、AI処理、通知、決済及びサポート等を委託します。適切な委託先を選定し、契約及び取扱状況の確認等により監督します。利用者のNDA・個人情報取扱特約で事前承諾を要するときはその条件に従います。
主な外部サービスと取扱範囲は下表のとおりです。利用していない機能のために全ての送信先へ一律に情報を送るものではありません。銀行・会計サービス等との連携には、利用者自身の外部サービス契約及び許可に基づくものも含まれます。
- Vercel・Supabase
- アプリ運用、データベース及びバックアップ。登録された業務データ、アカウント情報、アクセス記録等。
- Anthropic
- 前項のAI処理。対象帳票・文章、必要な支払内容・銀行画面テキスト等。
- Stripe
- 利用料の決済を選択した場合の決済・契約管理。請求先、連絡先、金額、契約・支払状況等。
- LINEヤフー
- 公式LINEを接続する場合のメッセージ連携。ユーザー識別情報、本文、添付及び許可された送信内容。
- Resend・窓口メールの提供事業者
- 業務上の通知・問い合わせ対応。宛先、必要な本文・添付、障害通知等。窓口メールではGmailを使用。
- Google・Microsoft
- 許可されたシート・ファイルの読出し。認可情報、ファイル識別情報、請求等の対象行・列。
- 接続した銀行・会計サービス
- 利用者が許可した明細・請求の取得、仕訳書込み又は支払指示等。対応機能と認可範囲に限定。
8. 第三者提供及び国外での取扱い
当社は、委託、法令上認められる事業承継その他法令上の例外を除き、本人の同意なく個人データを第三者へ提供しません。個人情報を販売せず、行動ターゲティング広告又は広告事業者への提供には利用しません。
米国等の国外の事業者又は国外の設備で情報を扱う場合があります。当社は、関係する国の制度を把握し、契約等により日本の個人情報保護法に相当する措置を継続する体制を確保する方法その他の適法な方法で対応します。本人の同意が必要な場合は、国名、制度及び受領者の保護措置等を事前に説明して同意を取得します。
基準に適合する体制に基づいて提供する場合は、措置の実施状況等を定期的に確認し、支障が生じた場合は是正又は提供停止等を行います。取扱国、委託先及び継続的な措置に関する情報は、窓口への請求に応じて法令に従い提供します。
9. 安全管理及びアクセス
当社は、取扱責任者・担当者と権限を定め、情報を必要な範囲で扱うよう周知し、秘密保持及び取扱手順の遵守を求めます。サポート等で業務情報を参照する場合は、依頼対応、保守又は障害・不正利用調査に必要な範囲に限定します。
技術面では、通信の暗号化、認証・アクセス制御、事業所単位でのデータ分離、重要な認証情報の暗号化、ログ及びバックアップ等により保護します。端末・媒体及びアクセス可能な環境を管理し、委託先の安全管理及び国外の制度を確認します。全データの不可逆な匿名化や、全ての事故の防止を保証するものではありません。
漏えい等又はその合理的な疑いを認識した場合、被害の拡大防止、調査及び再発防止を実施し、委託元へ速やかに連絡します。法令上必要な当局報告・本人通知を行い、委託元の対応にも協力します。具体的な管理措置は、安全性を害するおそれのある情報を除き窓口で説明します。
10. 保存及び削除
業務データの保存期間、契約・無料体験の終了後の返還方法及び削除時期は、各サービスの利用契約又は個別合意に従います。当社が問い合わせ対応等のために取得した情報は、取得目的に必要な期間保持し、不要となった場合は合理的な期間内に削除します。具体的な保存期間・返還方法は下記窓口へお問い合わせください。
法令上保存すべき記録、契約・決済・同意記録、事故・紛争の調査及び支払結果確認に必要な記録は、目的に必要な期間に限り別途保持します。共通アカウントは他サービスの利用が続く間保持する場合があります。保持の根拠及び期間は請求に応じて説明します。
連携の停止・終了により不要となった認証情報は失効・削除します。バックアップは通常の更新周期に従って消去し、保全・復旧等を除き利用しません。外部AI等の保持期間は適用契約及び法令上の例外に従い、当社側の削除と常に同時ではありません。
11. 本人の請求及びお問い合わせ
当社が開示等の権限を有する保有個人データについて、利用目的の通知、開示、訂正・追加・削除、利用停止・消去、第三者提供の停止及び第三者提供記録の開示を、下記窓口に請求できます。対象情報、請求内容及び連絡先をお知らせください。本人又は代理権を確認したうえで、法令に従って遅滞なく対応します。
開示方法は電磁的記録等の希望を確認します。対応できない場合又は希望の方法が困難な場合は、法令に従い理由を説明します。当社の通常の電子的な請求対応には手数料を請求しません。本人確認に必要な情報は安全な方法を案内し、必要最小限の提出を求めます。
利用事業者から預かった情報は、当該事業者に開示等の判断権限がある場合があります。その場合は窓口を案内し、又は本人の意向を確認して当該事業者に取り次ぎ、対応に協力します。苦情・相談も下記窓口で受け付けます。
12. Cookie及び外部連携データの制限
Cookie等はログイン状態、セキュリティ及び必要な設定の維持に利用します。ブラウザから制限・削除できますが、ログイン等が利用できなくなる場合があります。広告目的のトラッキングは行いません。
Google又はMicrosoftから取得するデータは、利用者が指定した請求管理等の機能の提供・改善に必要な範囲に限定し、広告、販売、汎用AIの学習には利用しません。人による閲覧は、利用者の依頼・許可に基づく対応又はセキュリティ・法令上必要な場合等に限定します。Google APIから受領した情報の利用及び他アプリへの転送には、Limited Useの要件を含むGoogle API Services User Data Policyを遵守します。
13. ポリシーの変更
当社は、法令又はサービス内容の変更に応じて本ポリシーを改定し、改定内容及び適用日をサービス内又はウェブサイト等で案内します。情報の取扱いに重要な変更がある場合は事前に通知し、法令又は契約上同意・承諾が必要な変更は別途取得します。ポリシーの掲示や利用継続だけで、必要な同意が当然に成立するものではありません。